Cómo un nuevo enfoque para la adquisición de monografías ahorró tiempo, aumentó la transparencia y mejoró la moral
Por Beth McGough, especial para el blog de ProQuest
La pandemia de COVID-19 interrumpió el servicio de bibliotecas académicas en los Estados Unidos y el mundo en 2020. El cambio abrupto al trabajo remoto desafió a los bibliotecarios de colecciones y adquisiciones a repensar sus flujos de trabajo en la biblioteca para adaptarse a mayores cargas de trabajo, cambios de personal y nuevas estrategias de colección.
En la Conferencia Anual de la Asociación Estadounidense de Bibliotecas en junio de 2022, tres líderes de bibliotecas académicas compartieron sus experiencias de adaptación a nuevos flujos de trabajo y estrategias de colección.
Universidad de Washington y Lee
“Nos mantuvo funcionando”.
– Julie Kane, profesora asociada de W&L y bibliotecaria de estrategias de colección
Las bibliotecas de la Universidad Washington & Lee (W&L) en Virginia no solo se ocuparon de la transición al trabajo remoto, sino también de muchos cambios de personal. En 2020, varios miembros del personal de adquisiciones con muchos años de servicio y el catalogador se jubilaron, un nuevo bibliotecario universitario comenzó de forma remota y luego un nuevo miembro del personal se unió al equipo de adquisiciones.
La profesora asociada de W&L y bibliotecaria de estrategias de colecciones, Julie Kane, comentó sobre el esfuerzo extraordinario de su equipo significativamente más pequeño para mantener los servicios técnicos en funcionamiento. Con cada cambio, las funciones de adquisición debían reasignarse entre su ocupado personal. Para reducir la carga de trabajo insostenible, las bibliotecas de W&L adoptaron ProQuest Rialto a mediados de 2020 y descubrieron que «ahorró mucho tiempo y esfuerzo a nuestro personal que se reduce rápidamente».
El nuevo miembro del personal de adquisiciones no tenía experiencia en bibliotecas y fue capacitado en Rialto antes del flujo de trabajo manual de adquisiciones de la biblioteca. La perspectiva del nuevo miembro del personal abrió los ojos de Kane a los engorrosos flujos de trabajo utilizados antes de Rialto. El nuevo miembro del personal preguntó: «¿Por qué tiene que hacer todos estos pasos? ¿Por qué no podemos hacer lo que hacemos aquí [en Rialto]?»
Rialto no solo abrió a Kane y su equipo una nueva forma de procesar pedidos y facturas, sino que también rompió una barrera de comunicación. Kane compartió que los selectores de temas tenían una percepción de su equipo como guardianes de «información de fondos». La visualización directa de la información de fondos para cada selector rompió la barrera. Kane exclamó: «La transparencia es hermosa».
Universidad de Purdue
Antes de la pandemia, muchas bibliotecas académicas implementaron o comenzaron a probar nuevas estrategias de recopilación de monografías. Las estrategias de colección de monografías de la Universidad de Purdue incluyen centrarse en DDA y la adquisición de preferencia electrónica. Identificar las versiones electrónicas de las monografías y verificar si la biblioteca ya tiene el título lleva una cantidad significativa de tiempo cuando los selectores deben buscar en múltiples plataformas y sitios.
Nathan Rupp, bibliotecario de adquisiciones y recursos electrónicos de Purdue, comentó sobre la facilidad de identificar versiones electrónicas de monografías en Rialto. Se muestra una monografía bajo un solo título, lo que permite al bibliotecario elegir fácilmente entre las versiones electrónicas disponibles. Rialto también respalda el cambio de Purdue hacia una estrategia de cobranza justo a tiempo. Los bibliotecarios de Purdue usan Rialto para revisar los títulos solicitados, verificar la disponibilidad del título en el grupo de adquisición impulsada por la demanda (DDA) y mover el título al grupo DDA sin tener que comprar el título directamente.
Universidad de Florida Central
Sara Duff, bibliotecaria de evaluación de adquisiciones y colecciones de la Universidad de Florida Central (UCF), estaba buscando formas de apoyar a los selectores de materias de su biblioteca, que carecían de una visión en tiempo real de la financiación. Rialto se presentó como una solución a este desafío entre otros en UCF. Para ganar aceptación, Duff se acercó a los selectores de temas en busca de cinco voluntarios dispuestos a probar Rialto. Los voluntarios se instalaron rápidamente y «se volvieron locos. Los comentarios fueron abrumadoramente positivos».
Al igual que los bibliotecarios de Purdue, los selectores de UCF ven toda la información relevante necesaria para respaldar las decisiones de colección. Ya no necesitan buscar en el catálogo (las actualizaciones en vivo de las participaciones están disponibles en Rialto), junto con la información del fondo y la capacidad de pedir títulos.
UCF también está lanzando Adquisición basada en evidencia (EBA) en Rialto. Duff anticipa que será «un cambio de juego» porque conecta a los selectores y al personal de adquisiciones en un solo portal. Los selectores pueden identificar títulos que son adquisiciones críticas y marcarlos para el personal. Hasta ahora, el seguimiento de estos importantes títulos de la EBA ha sido un esfuerzo manual. «Esto realmente va a simplificar las cosas y me ayudará», dijo.
Simplificando las implementaciones de nuevos sistemas para bibliotecarios
La implementación es una mala palabra entre los bibliotecarios. El tiempo y la complejidad de implementar un nuevo sistema pueden alejar al personal de sus funciones habituales durante un año o más. En este caso, Duff quedó gratamente sorprendido con la experiencia de implementar Rialto. Duff y su equipo tenían control total sobre la implementación y encontraron que el equipo de Rialto era «muy receptivo» a las preguntas y solicitudes.
En W&L, Kane reflexionó sobre la implementación como «divertida» y el personal de Rialto como «tan amable y súper servicial».
Kane continuó: «Desearía que todas las implementaciones fueran así porque te da pavor la palabra implementación, como ‘esto va a ser horrible’ y no lo fue. Fue genial. Lo haría de nuevo un millón de veces. «
Obtenga más información sobre cómo su biblioteca puede ahorrar tiempo, generar transparencia y aumentar la moral del personal con Rialto.
Beth McGough, MLIS, es una apasionada partidaria y defensora de las bibliotecas, creadora de contenido en línea con experiencia y narradora de datos. Actualmente escribe y asesora sobre contenido para y sobre bibliotecas, investigación y educación superior .
