Lleve su biblioteca al siguiente nivel, Parte 1: Recortes presupuestarios e incertidumbre

Por Bárbara Rad-El

En una encuesta de 1,843 bibliotecarios de más de 30 países, publicada por Library Journal en el «Informe sobre el estado de las bibliotecas académicas de 2021», los encuestados calificaron los siguientes aspectos de la misión de su biblioteca como de gran importancia:

  • Proporcionar una excelente experiencia a los usuarios
  • Proporcionar materiales del curso y apoyo a los profesores.
  • Enseñar a los estudiantes habilidades de investigación.
  • Apoyar la misión institucional.
  • Conectar la biblioteca al ecosistema académico.
  • Demostrar el valor de la biblioteca ante el liderazgo institucional.

La forma en que se definen esos objetivos ha cambiado con el tiempo, ya que el papel del bibliotecario en el mundo académico se ha ampliado enormemente en los últimos años. Es posible que deban ser simultáneamente director, administrador de presupuesto, consultor de investigación, maestro, administrador de derechos de autor, planificador de eventos, coordinador de emergencias y, en ocasiones, animador del equipo. Como parte de la tarea de facilitar el aprendizaje, la enseñanza y la investigación, también se pide a los bibliotecarios que ofrezcan aún más servicios, incluido el soporte en línea las 24 horas, los 7 días de la semana y el acceso remoto a los materiales del curso.

A medida que desarrollan nuevos enfoques y adoptan nuevas soluciones para satisfacer las mayores demandas que se les imponen, los administradores de bibliotecas se enfrentan a preguntas clave:

  • ¿Cómo podemos maximizar la rentabilidad, dadas las restricciones presupuestarias?
  • ¿Qué tecnologías pueden ayudarnos a ser más adaptables en un entorno cada vez más dinámico y diverso?
  • ¿Qué papel estratégico podemos jugar en los procesos de enseñanza y aprendizaje de hoy?

En esta serie de publicaciones de blog, veremos de cerca cómo las bibliotecas están respondiendo esas preguntas, qué más pueden hacer y cómo las soluciones de Ex Libris encajan en la imagen.

Comencemos con el problema más obvio, inmediato y casi universal que enfrentan las bibliotecas hoy en día: los recortes presupuestarios y las incertidumbres.

¿Cómo las bibliotecas están logrando hacer más con menos?

Los bibliotecarios están sintiendo la presión. Mientras buscan cumplir con las expectativas cambiantes de los clientes y un entorno tecnológico dinámico, a menudo se enfrentan simultáneamente a recortes presupuestarios y al liderazgo que mira por encima del hombro en busca de evidencia del valor institucional. Hay menos miembros en el equipo y menos presupuesto disponible, lo que empuja a las bibliotecas a buscar formas de maximizar lo que ya tienen y repensar las estrategias de desarrollo de colecciones. Para optimizar sus presupuestos y demostrar valor, las bibliotecas están consolidando, automatizando y utilizando el análisis de datos para mejorar la toma de decisiones.

Consolidación

Muchas bibliotecas utilizan sistemas que están muy aislados, con un mosaico de soluciones, flujos de trabajo inconexos y operaciones de gestión separadas. Esto es ineficiente, frustrante y costoso. Como resultado, muchas bibliotecas han comenzado a consolidar la gestión del material impreso, electrónico y digital, así como otras operaciones bibliotecarias, lo que elimina barreras artificiales, agiliza los flujos de trabajo e introduce una mayor coherencia.

Esta gestión eficiente de la biblioteca es inherente a la amplia cartera de Ex Libris y su Plataforma en la Nube para la Educación Superior, integrando todo, desde el desarrollo de colecciones hasta el descubrimiento y el intercambio de recursos. Aquí hay un ejemplo: la solicitud de un miembro de la facultad de material obligatorio específico, realizada a través de Ex Libris Leganto, puede desencadenar automáticamente un flujo de trabajo de adquisición en Ex Libris Alma , el sistema de gestión bibliotecaria unificado para recursos impresos, electrónicos y digitales. Alma proporciona los datos esenciales a Rialto, un mercado de contenido académico único e independiente del proveedor. El artículo recién adquirido luego estará disponible para los estudiantes, automáticamente, a través de los servicios de descubrimiento de Leganto, Primo o Summon.

Automatización

La automatización es otra herramienta clave para ahorrar tiempo y recursos. Al minimizar o, idealmente, eliminar las tareas rutinarias que consumen mucho tiempo en la carga de trabajo de los bibliotecarios, menos miembros del personal pueden lograr más en menos tiempo. Los bibliotecarios de referencia, por ejemplo, son libres de ocuparse de aquellos aspectos de su trabajo diario que requieren su experiencia única, en lugar de esforzarse en actividades de alto costo y bajo rendimiento, como la entrada manual de datos.

La automatización es parte integral de todas las soluciones de Ex Libris. Los clientes de Rapido y RapidILL, por ejemplo, reportan tiempos de respuesta significativamente más rápidos. En muchos casos, esto se logra sin necesidad de intervención del personal, ya que el proceso involucra flujos de trabajo completamente independientes. Las soluciones de Ex Libris también admiten compras personalizadas sin mediación, incluidas adquisiciones basadas en la evidencia y basadas en la demanda, sin necesidad de personal adicional.

En caso de eventos inusuales, como la pandemia, la automatización permite a los bibliotecarios trabajar de manera más eficiente, responder más rápido y concentrarse en ayudar a sus usuarios, en lugar de gestionar tediosos ajustes técnicos. Y, dado que las soluciones en la plataforma de educación superior Ex Libris son productos SaaS basados ​​en la nube, las actualizaciones y el mantenimiento son gratuitos y completamente transparentes.

Analítica

Las bibliotecas pueden identificar necesidades de manera proactiva y automática y tomar decisiones más inteligentes y rápidas, si cuentan con las soluciones de análisis adecuadas. Esto puede afectar las adquisiciones, los préstamos, los préstamos y mucho más, haciéndolos más eficientes y precisos.

Analytics sustenta la plataforma de educación superior Ex Libris, lo que permite a la biblioteca realizar diferentes evaluaciones con una perspectiva amplia y profunda. Por ejemplo, la biblioteca puede evaluar el uso de recursos del curso (medido a través de préstamos y clics) y luego aprovechar esta información en el servicio rápido de coincidencia de títulos (TMF) automatizado para optimizar de manera rentable la colección de la biblioteca.

Siguiente: Agilidad y adaptación

En nuestro próximo blog, abordaremos la cuestión de la tecnología ágil y adaptativa, y el papel que desempeña en la biblioteca moderna y dinámica.

Para obtener más información sobre el tema de esta serie de blogs, lea el documento técnico completo «Cinco preguntas que pueden elevar su biblioteca» aquí .